Máy hủy tài liệu là gì? Công dụng và hướng dẫn sử dụng đúng

Với sự phát triển không ngừng nghỉ của khoa học, thế giới đã phát minh ra rất nhiều dòng máy hủy tài liệu hữu ích. Đây là một thiết bị quan trọng trong việc bảo mật cũng như tiêu hủy giấy tờ, sổ sách quan trọng với số lượng lớn và không còn sử dụng nữa. Tuy nhiên, thiết bị này lại không hề đơn giản để sử dụng, thế nên hãy cùng Điện Máy Ba Miền đi tìm hiểu kỹ hơn về công dụng cũng như các cách sử dụng đúng nhất của model này nhé!

Máy hủy tài liệu là gì?

Máy hủy tài liệu hay còn được biết đến với những cái tên như máy hủy giấy văn phòng, máy cắt hủy/tiêu hủy giấy, máy hủy giấy dạng sợi,máy hủy giấy tờ, máy hủy tài liệu vụn, máy hủy giấy A3/A4,... Tất cả các thiết bị này đều có điểm chung chính là dùng để cắt giấy thành nhiều sợi, mảnh, siêu vụn,... nhằm tiêu hủy đi các thông tin quan trọng không còn dùng đến.

Máy tiêu hủy tài liệu có thể sử dụng để hủy các đồ vật như: hủy USB, hủy thẻ nhớ, giấy, sách, báo, hủy đĩa CD, hủy ghim,... Thiết bị này không chỉ để đảm bảo tính bảo mật cho doanh nghiệp mà nó còn giúp thu gọn các loại giấy tờ không cần thiết, giúp cho văn phòng của bạn trở nên gọn gàng và sạch sẽ hơn.

Máy hủy giấy văn phòng vừa giúp bảo mật thông tin, vừa giúp nơi làm việc được gọn gàng, sạch sẽ

Có thể bạn chưa biết, chiếc máy hủy tài liệu đầu tiên trên thế giới được thiết kế vào năm 1908 bởi Abbott Augustus Low (1844 - 1912). Tuy nhiên, sản phẩm đó vẫn chưa tối ưu, cần phải hoàn thiện lại.

Mãi đến năm 1936, thiết bị mới được hoàn thiện bởi Adolf Ehinger. Sau đó, ông đã giới thiệu thành quả của mình đến các cơ quan tổ chức tài chính và chính phủ. Từ đó, công ty ông trở thành nhà sản xuất các thiết bị hủy tài liệu đầu tiên và hàng đầu trên thế giới. Cũng từ thời điểm này mà máy cắt hủy giấy bắt đầu được biết đến rộng rãi hơn.

Công dụng của máy cắt hủy tài liệu

Trước đây, vì nhiều người vẫn chưa thật sự hiểu rõ về tầm quan trọng của những chiếc máy cắt hủy giấy đối với doanh nghiệp hoặc văn phòng của mình nên vấn nạn trộm cắp thông tin xảy ra khá nhiều.

Chúng ta thường có thói quen ghi những điều quan trọng trên những mẩu giấy note và khi không còn dùng đến hay không muốn cho người khác biết, chúng ta sẽ vứt bỏ vào sọt rác. Thế nhưng, không phải ai cũng có thể lường trước được các mức độ nguy hiểm của chúng nếu mẩu giấy note đó rơi vào tay người khác.

Trong những trường hợp xấu, người lấy cắp được thông tin có thể lấy được những dữ liệu về khách hàng, những khoản chi bí mật hay những tin nội bộ trong doanh nghiệp...

Ngày nay, việc bảo mật thông tin và bảo vệ môi trường là những việc làm hết sức cần thiết và đã được nhiều doanh nghiệp chú ý đến. Do đó, nhiều công ty, văn phòng xí nghiệp đã lựa chọn tới giải pháp an toàn và hiệu quả nhất đó là sử dụng máy cắt hủy tài liệu.

Hình ảnh sản phẩm cắt hủy giấy dạng sợi

Máy cắt/hủy tài liệu là thiết bị chuyên dụng dùng để cắt hủy các loại giấy, cards, đĩa CD,... thành những sợi, mảnh vụn với mục đích bảo mật thông tin. Không chỉ vậy, khi sử dụng các thiết bị cắt hủy giấy, người dùng còn có thể xóa sạch những thông tin nhạy cảm, tránh các trường hợp lộ thông tin mật ra ngoài, ngăn chặn các mục đích lấy cắp thông tin và ghép lại.

Hướng dẫn sử dụng máy hủy tài liệu chi tiết nhất

Thực tế, trên thị trường hiện nay đã xuất hiện rất nhiều loại máy hủy tài liệu. Chúng không chỉ đa dạng về thương hiệu, mà còn đa dạng cả về mẫu mã, giá thành và chức năng của máy. Tuy nhiên, nếu xét về cơ chế hoạt động cũng như cách sử dụng thì chúng vẫn có những nguyên tắc/các bước thực hiện chung như sau:

Bước 1: Kết nối thiết bị trực tiếp với nguồn điện thông qua dây dẫn. Hãy đảm bảo rằng nguồn điện áp của bạn luôn luôn ổn định, vì khi đó thiết bị mới có thể hoạt động an toàn, không gây cháy nổ và phát sinh những rủi ro không đáng có. Nếu bạn cần sử dụng các thiết bị hủy tài liệu thường xuyên, bạn có thể giữ nguyên kết nối của dây nguồn với ổ điện và hạn chế rút ra cắm vào liên tục.

Bước 2: Kiểm tra thật kỹ khe hủy tài liệu của máy!. Điều này đảm bảo rằng thiết bị sẽ không bị mắc dị vật, làm hỏng lưỡi dao khi đang hoạt động.

Bước 3: Bật công tắc nguồn được thiết kế phía sau của máy lên. Thông thường, công tắc này sẽ được kí hiệu bằng I/O.

Bước 4: Trên bảng điều khiển cơ của các thiết bị luôn được thiết kế các nút chức năng, tại bước này, bạn hãy bật nút nguồn để cho máy hoạt động

Bước 5: Kiểm tra lại số lượng và chất lượng của tài liệu cần hủy, sao cho phù hợp với từng loại máy được quy định bởi nhà sản xuất.

Bước 6: Phân loại các tài liệu cần hủy, sau đó, cho giấy vào khe hủy giấy. Đối với các loại đĩa CD/DVD hay thẻ tín dụng cần hủy, bạn nên cho chúng vào khe hủy CD.

Bước 7: Sau khi đã hủy xong giấy tờ cần thiết, bạn có thể mở cửa thùng chứa ra một cách dễ dàng để dọn dẹp và vệ sinh thùng ngay lập tức.

Một số lưu ý cần thiết khi sử dụng máy hủy tài liệu văn phòng

Để sử dụng máy hủy giấy tờ một hiệu quả, ngoài việc nắm được quy trình vận hành máy, bạn còn cần trang bị cho bản thân về những kiến thức liên quan. Sau đây, Điện Máy Ba Miền xin được gửi tới bạn 3 lưu ý quan trọng nhất khi sử dụng các model hủy tài liệu.

Lưu ý #1: Tìm hiểu kỹ về các chức năng của thiết bị hủy tài liệu

Khi mới mua máy về, việc đầu tiên mà người sử dụng cần làm chính là đọc kỹ bản hướng dẫn được đính kèm theo máy trước khi dùng. Bản hướng dẫn này sẽ được cung cấp bởi nhà sản xuất và đơn vị phân phối sản phẩm mà bạn mua.

Cần đọc kỹ bản hướng dẫn sử dụng trước khi vận hành thiết bị

Đối với các trường hợp không hiểu rõ hoặc phát sinh những vấn đề liên quan, người dùng cần yêu cầu bộ phận kỹ thuật, nhân viên bán hàng hoặc bộ phận chăm sóc khách hàng để hỗ trợ tìm hiểu thêm về chức năng cũng như các nút bấm trên máy.

Lưu ý #2: Trong quá trình vận hành thiết bị cắt hủy tài liệu

• Kiểm tra lại nguồn điện cung cấp trực tiếp cho thiết bị

Do trong quá trình hoạt động, máy hủy sẽ thường gây ra hiện tượng rung lắc nhẹ, khiến cho các chốt cắm rất dễ bị lỏng lẻo, từ đó làm ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc của thiết bị.

Vì thế, đối với nguồn điện, bạn chỉ cần xem xét tình trạng của ổ điện và chuôi cắm, hãy quan sát chúng đã khớp với nhau hay chưa. Nếu như bạn nhận thấy sự lỏng lẻo hay không khớp giữa 2 bộ phận này, hãy chỉnh lại chúng lại cho chắc chắn.

• Kiểm tra lại tình trạng của máy hủy tài liệu

Người sử dụng nên kiểm soát lại toàn bộ máy, từ hệ thống lưỡi dao đến các phích cắm, ổ điện,... Đặc biệt, bạn hãy lưu ý tới bộ phận lưỡi dao, quan sát xem chúng có bụi bẩn, vật lạ hoặc thứ gì mắc vào hay không.

Đồng thời, nếu bạn thấy mọi thứ vẫn ổn định, hãy đóng kín thùng đựng rác và tiến hành quá trình cắt hủy tài liệu

Nên thường xuyên kiểm tra máy hủy trước khi muốn cắt tài liệu thành từng mảnh nhỏ

• Kiểm tra quá trình vận hành

Khi đưa tài liệu vào bộ phận hủy của thiết bị, bạn cần tập trung tầm nhìn và thật cẩn thận, tránh tình trạng trang phục (tà áo, cà vạt,...) hay những loại tài liệu không cần thiết hủy bị cuốn vào bên trong máy.

• Kiểm tra tài liệu hủy

Với từng loại máy hủy khác nhau sẽ cho phép số lượng hủy và loại tài liệu hủy khác nhau. Do đó, bạn nhất định cần nắm chắc thông số của nhà sản xuất đưa ra để không hủy quá nhiều tài liệu, vượt ngưỡng cho phép. Vì khi hủy cùng lúc quá nhiều tài liệu sẽ rất dễ làm hỏng lưỡi dao và gây ra hàng loạt rắc rối cho bản thân người dùng.

Bên cạnh đó, nếu tình trạng hủy vượt ngưỡng quy định xảy ra quá nhiều cũng có thể khiến bạn phải thay thiết bị mới.

Chỉ nên hủy tài liệu với số lượng cho phép của nhà sản xuất

Lưu ý #3: Sau khi vận hành xong máy cắt/hủy tài liệu

Ngay sau khi sử dụng xong, người dùng nên chú ý tới bộ phận thùng rác, xem chúng đã bị đầy hay chưa. Nếu thấy thùng rác đã đầy, bạn nên tháo rời thùng chứa và đem đi đổ.

Bên cạnh đó, hầu hết các sản phẩm hủy tài liệu hiện nay thường được trang bị chức năng tự động dừng khi thùng rác đầy. Thế nên, bạn có thể quan sát thùng rác đầy hay chưa bằng cách theo dõi bảng hiển thị thông báo của thiết bị.

Sau khi sử dụng xong thiết bị cắt huỷ tài liệu, bạn thì hãy kiểm tra thùng rác để thuận tiện cho lần hủy tài liệu kế tiếp

Hơn thế nữa, khi không dùng tới sản phẩm, bạn nên rút ổ cắm ra khỏi nguồn điện, nhằm đảm bảo an toàn cho cả bản thân và những người xung quanh.

Cuối cùng, để thiết bị được vận hành một cách trơn tru, năng suất nhất, bạn cũng đừng quên lau chùi và bảo dưỡng máy hủy giấy theo định kỳ (1 tháng/lần hoặc 3 tháng/lần).

Nên mua máy hủy tài liệu loại nào giá rẻ, tốt nhất?

Phân loại các thiết bị hủy tài liệu phổ biến

Để chọn ra được những model hủy tài liệu tốt và xứng đáng đầu tư nhất, trước hết bạn cần biết được loại máy nào đủ đáp ứng nhu cầu của mình ở hiện tại. Trên thị trường hiện nay, máy hủy tài liệu rất phổ biến và được chia ra làm 3 loại, phù hợp với 3 nhu cầu sử dụng khác nhau như:

Máy hủy tài liệu cá nhân: Thiết bị này phù hợp để sử dụng tại nhà hoặc cho cá nhân cần làm việc nhiều với giấy tờ như giám đốc.

Máy hủy tài liệu văn phòng: Model này rất thích hợp dùng cho các phòng ban trong những doanh nghiệp, công ty vừa và nhỏ, hoặc những nơi có lượng giấy cần hủy ít và vừa phải.

Máy hủy tài liệu công nghiệp: Đây là dòng máy hủy có công suất cực lớn, phục vụ nhu cầu hủy giấy, tài liệu, cards lớn mỗi ngày

Tư vấn lựa chọn thiết bị hủy tài liệu phù hợp, đáng đầu tư nhất

Mỗi một loại máy hủy sẽ thường có 3 chế độ khác nhau cho người dùng tùy chọn, tuy nhiên điều mà bạn cần quan tâm nhất lại chính là chế độ hủy thành các mảnh vụn hay thành sợi.

Để đảm bảo được tính bảo mật tuyệt đối, bạn nên lựa chọn các dòng máy hủy có khả năng hủy giấy thành mảnh vụn. Bởi kiểu hủy vụn này hoàn toàn không thể lắp ghép được trở lại như ban đầu. Vì thế, đây sẽ là sự lựa chọn tuyệt vời dành cho các tổ chức y tế, tài chính, chính phủ hay các tổ chức khác với thông tin có độ nhạy cảm, cần bảo mật cao.

Tùy vào từng mục đích sử dụng của cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp mà người tiêu dùng có thể lựa chọn ra những dòng sản phẩm hủy tài liệu khác nhau và phù hợp nhất với nhu cầu hiện tại.

Để bảo mật thông tin cực tốt, người dùng nên lựa chọn những dòng máy có khả năng hủy giấy thành mảnh vụn

Tuy nhiên, trước khi lựa chọn mua máy hủy tài liệu, bạn nên cân nhắc thật kỹ và tìm hiểu qua về các thương hiệu uy tín, được đông đảo người dùng tin cậy như thương hiệu Hpec, Silicon hay Bonsaii, Nikatei, HSM, PRIMO,… Do các thương hiệu nổi tiếng được nhiều người tin cậy sẽ thường có thiết kế thông minh, linh hoạt hoặc có nhiều sản phẩm thích hợp với cả những không gian vừa và nhỏ.

Ngoài ra, các sản phẩm đến từ những thương hiệu lớn cũng đều có thông số kỹ thuật, tốc độ hủy vượt trội hơn hẳn so với các sản phẩm hủy tài liệu khác trên thị trường.

Cuối cùng, trong quá trình sử dụng thiết bị hủy giấy này, bạn hãy hết sức lưu ý đến tính an toàn, chú trọng công tác bảo dưỡng nhằm đảm bảo máy luôn có độ bền cao.

Nếu bạn đang có nhu cầu cần mua máy hủy tài liệu, thì hãy nhanh tay tìm đến những địa chỉ uy tín để tránh tình trạng mua phải hàng giả, hàng kém chất lượng. Điển hình như Điện Máy Hoàng Liên - Đơn vị chuyên cung cấp và phân phối chính hãng các thiết bị công nghiệp, trong đó các thiết bị cắt hủy tài liệu luôn đa dạng và sẵn sàng phục vụ người dùng.

Để nhận được nhiều ưu đãi, tư vấn chi tiết và chốt đơn nhanh nhất, hãy gọi ngay đến số hotline của Điện Máy Hoàng Liên: 0967 998 982 - 0987 661 782 để được hỗ trợ mua hàng tốt nhất và nhận những phần quà hấp dẫn.